Kann eine NPO zu positiv kommunizieren?

Gemeinnützige Organisationen neigen oft dazu, sich auf Erfolgsgeschichten zu konzentrieren, um Vertrauen zu gewinnen und Unterstützerinnen zu motivieren. Doch was tun, wenn Probleme auftauchen? Projekte nicht so laufen wie geplant?

Eine sehr einseitige Darstellung kann langfristig problematisch sein. Nicht nur werden wichtige Herausforderungen und Rückschläge übersehen, sondern auch die Art und Weise, wie Informationen kommuniziert werden, kann zu Missverständnissen führen. Es ist entscheidend, dass NPOs eine offene und differenzierte Kommunikation pflegen, insbesondere gegenüber verschiedenen Geldgeberinnen. Hier ist ein tieferer Einblick in die Risiken übertriebener Positivität und die Strategien für eine angemessene Kommunikation.

Übertriebener Optimismus und seine Auswirkungen

1. Probleme übersehen
Ein Bildungsprojekt in einer benachteiligten Region bleibt hinter den Erwartungen zurück, doch die Organisation betont nur die wenigen positiven Ergebnisse. Wesentliche Herausforderungen, wie mangelnde Ressourcen und logistische Hürden, werden nicht thematisiert. Diese einseitige Kommunikation frustriert das Team und behindert die Entwicklung effektiver Lösungsansätze.

2. Zwang zu positiver Haltung
Bei einem Umweltprojekt wird ein wichtiger Meilenstein aufgrund fehlender Genehmigungen nicht erreicht. Statt das Problem offen zu adressieren, wird das Team gedrängt, "positiv zu bleiben". Diese Haltung verhindert eine realistische Einschätzung der Situation und führt zu Burnout unter den Freiwilligen.

3. Nur Erfolge hervorheben
Eine Organisation zur Armutsbekämpfung hebt in ihren Berichten ausschliesslich positive Entwicklungen hervor, verschweigt jedoch, dass die Finanzierung für mehrere Programme unsicher ist. Diese einseitige Darstellung kann das Vertrauen der Unterstützerinnen untergraben, die möglicherweise das Gefühl haben, dass nicht alle relevanten Informationen geteilt werden.

4. Negative Gefühle abtun
Ein Gesundheitsprojekt verfehlt seine Zielvorgaben, aber die Leitung reagiert auf Bedenken mit einem lapidaren "Es wird schon". Diese Einstellung ignoriert die Sorgen des Teams und verhindert eine produktive Diskussion über mögliche Verbesserungen.

5. Unzureichende Lösungen anbieten
Ein Unterstützungsprogramm für Migrantinnen steht vor bürokratischen Hürden, doch die Reaktion der Organisation beschränkt sich auf allgemeine Durchhalteparolen. Ohne konkrete Lösungen bleiben die Probleme ungelöst, was die Effektivität des Programms beeinträchtigt.

Kommunikation mit Geldgeber:innen

Die Kommunikation mit Geldgeberinnen muss sorgfältig auf ihre Bedürfnisse und Erwartungen abgestimmt sein. Unterschiedliche Geldgeberinnen haben verschiedene Interessen und sollten entsprechend informiert werden:

1. Hauptgeldgeber:innen
Geldgeber:innen, wie Stiftungen oder Grossspender:innen investieren oft beträchtliche Summen und erwarten detaillierte Informationen. Hier ist Transparenz und frühzeitige Kommunikation - gerade bei Schwierigkeiten - besonders wichtig. Diese Gruppe sollte regelmässig und ausführlich über die Fortschritte, Herausforderungen und die finanzielle Situation des Projekts informiert werden. Dazu gehören detaillierte Berichte, regelmässige Meetings und persönliche Updates.

Sie schätzen Ehrlichkeit und möchten auch über mögliche Probleme und Rückschläge informiert werden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Die Angst, dass solche Geldgebende abspringen, wenn sie von Problemen erfahren ist oft gross. Doch erfahrungsgemäss schätzen sie es, auf Hindernisse aufmerksam gemacht zu werden. Mit einer offenen Kommunikation können Bedenken besprochen werden. Eine (versuchte) Vertuschung wird zum viel grösseren Problem!

2. Kleinspender:innen
Kleinspender:innen, die 20 Franken gespendet haben, haben meist wenig Interesse an ausführlichen Berichten. Hier reicht es oft, allgemeine Updates zu geben, die die Erfolge und den Nutzen ihrer Spenden hervorheben. Regelmässige, aber kürzere Nachrichten wie Newsletter oder Dankes-E-Mails sind angemessen. Es ist wichtig, diese Spenderinnen wertzuschätzen und ihnen zu zeigen, wie ihre Beiträge einen Unterschied machen, ohne sie mit zu vielen Details zu überfordern. Solche Spendende müssen in der Regel nicht detailliert über Rückschläge informiert werden.

Natürlich sollte aber im allgemeinen Jahresbericht - welchen solche Kleinspender:innen in der Regel auch erhalten - darauf hingewiesen werden. Idealerweise dann mit der passenden Lösung: sei es Projektabbruch, -verlängerung oder neue Wege, die aufgrund der Probleme gegangen wurden.

Beste Vorgehensweise für differenzierte Kommunikation

• Segmentierung der Zielgruppen: Entwickle unterschiedliche Kommunikationsstrategien für Hauptgeldgeber:innen und Kleinspenderinnen. Diese sollten den Informationsgehalt und die Frequenz der Updates berücksichtigen.

• Transparenz wahren: Unabhängig von der Höhe der Spenden sollten alle Unterstützer:innen die Möglichkeit haben, sich über den wahren Zustand des Projekts zu informieren, inklusive der Herausforderungen.

• Personalisierte Kommunikation: Passe die Ansprache und den Umfang der Informationen an die jeweilige Zielgruppe an. Stiftungen oder Grossspender:innen schätzen detaillierte Berichte, während Kleinspenderinnen prägnante und positive Updates bevorzugen.

• Ehrlichkeit über Rückschläge: Teile auch weniger positive Nachrichten offen, um Vertrauen aufzubauen und realistische Erwartungen zu setzen. Eine offene Diskussion über Schwierigkeiten zeigt, dass die Organisation bereit ist, sich diesen zu stellen und Lösungen zu finden.

• Feedback einholen: Biete allen Geldgeberinnen die Möglichkeit, Feedback zu geben. Dies kann helfen, die Kommunikation weiter zu verbessern und das Engagement zu fördern.

Fazit

Eine ausgewogene und ehrliche Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg von NPOs. Übertriebener Optimismus kann die Wahrnehmung der Organisation verzerren und langfristig Vertrauen schädigen. Indem NPOs die Bedürfnisse ihrer unterschiedlichen Geldgeberinnen berücksichtigen und transparent über alle Aspekte ihrer Arbeit berichten, können sie nicht nur die Unterstützung sichern, sondern auch eine solide Grundlage für zukünftige Zusammenarbeit schaffen.