Ehrenamtlich - und professionell
So bringen Sie Ihren Vorstand auf Erfolgskurs
Erinnern Sie sich? Früher trafen sich die Vorstände und Stiftungsräte einmal im Jahr, um in entspannter Atmosphäre über die Arbeit und neue Ideen zu diskutieren.
Heute aber stehen sie vor weit komplexeren Aufgaben. Die Umsetzung der UN-Nachhaltigkeitsziele, die Sicherstellung von Themen wie Diversität, Wirkungsanalyse oder Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Governance sind nur einige der Herausforderungen oder Themen, mit denen sich ein Vorstandsgremium befassen muss.
Ja, die Arbeit in den strategischen Gremien von Förderstiftungen oder gemeinnützigen Organisationen hat sich in den letzten Jahren stark verändert.
Diese gestiegenen Anforderungen machen es immer schwieriger, ohne professionelle Strukturen auszukommen. Viele Gremien arbeiten nach wie vor ehrenamtlich, was die Herausforderung weiter verschärft. Denn Ehrenamt heisst oft auch: beschränkte Zeitressourcen, die man für die Vorstands- oder Stiftungsratsarbeit einbringt.
Wie können Stiftungsräte und Vereinsvorstände also diesem Dilemma begegnen?
Wir haben die wichtigsten Ansätze und Strategien zusammengefasst. Diese können helfen, den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Und Ihre Vorstandsarbeit zu professionalisieren.
Strukturierung und klare Zuständigkeiten
In der modernen Vorstands- und Stiftungsratsarbeit ist es unerlässlich, klare Strukturen und Zuständigkeiten zu schaffen. Dies umfasst:
Klare Rollenverteilung: Jedes Mitglied sollte genau wissen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten es hat. Eine klare Aufgabenzuweisung erleichtert die Arbeit und hilft, ineffiziente Doppelarbeit zu vermeiden.
Kompetenzbeschreibungen: Jedes Gremienmitglied sollte über die nötigen Kompetenzen verfügen, um seine Aufgaben effektiv zu erfüllen. Eine regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der Kompetenzbeschreibungen kann sicherstellen, dass die Gremien stets gut aufgestellt sind. Viele Stiftungen erarbeiten eine Stellenbeschreibung inkl. Anforderungen und gewünschten Ausbildungen des künftigen Mitglieds. So wird Professionalität hoch gehalten.
Weiterbildung und Kompetenzentwicklung
Die Anforderungen an die Arbeit in Vorständen und Stiftungsräten haben sich stark gewandelt. Um Schritt zu halten, ist kontinuierliche Weiterbildung essenziell:
Fortbildungsprogramme: Bieten Sie regelmässige Schulungen und Workshops an, die auf die aktuellen Herausforderungen und Anforderungen zugeschnitten sind, wie z. B. Governance, Wirkungsanalyse und Compliance.
Lernplattformen: Nutzen Sie Online-Plattformen und E-Learning-Angebote, um den Zugang zu Weiterbildungen zu erleichtern. Dies ermöglicht flexibles Lernen und hält die Mitglieder auf dem neuesten Stand.
Falls Sie auch junge Menschen für die Arbeit in Ihrem Stiftungsrat animieren möchten: “Board for Goods” verleiht Stipendien für Weiterbildungsprogramme. Personen bis 35, die sich Grundlagenwissen erarbeiten möchten, können sich bewerben.
Förderung einer offenen Fehlerkultur
Eine offene und konstruktive Fehlerkultur ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung der Gremienarbeit:
Fehler als Lernchance: Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, Fehler offen anzusprechen und als Lernmöglichkeit zu nutzen. Dies fördert ein Klima des Vertrauens und der Zusammenarbeit. Niemand ist perfekt. Doch gerade im gemeinnützigen Kontext ist Transparenz wichtig. Unterlaufen also Fehler, kommunizieren Sie diese. Denn nichts ist schlimmer, als wenn im Nachgang herauskommt, dass etwas falsch gelaufen ist und man dies zu vertuschen versuchte. Das kann der Stiftung oder dem Verein massiv schaden.
Feedback-Mechanismen: Implementieren Sie regelmässige Feedback-Runden, um Erfahrungen auszutauschen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das geht auch mit einer neutralen Person als Moderator:in.
Integration moderner Governance-Prinzipien
Um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden, sollten moderne Governance-Prinzipien fest in die Gremienarbeit integriert werden:
Compliance-Management: Stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen und regulatorischen Vorgaben eingehalten werden. Dies schützt die Organisation vor Risiken und stärkt das Vertrauen von Förderern und Partnern.
Wirkungsmessung: Entwickeln Sie ein System zur regelmässigen Bewertung der Wirksamkeit Ihrer Projekte und Programme. Dies hilft, den Erfolg der Organisation zu messen und die Effektivität der Arbeit zu steigern. Hilfreiche Tools, Webinare und kostenlose Downloads finden sich bei Skala-Campus.
Netzwerk- und Allianzenbildung
Vernetzen Sie sich! Die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen und Akteuren ist heute wichtiger denn je.
Netzwerke aufbauen: Schliessen Sie sich mit anderen NPOs zusammen, um Wissen und Ressourcen zu teilen. Organisieren Sie Austauschrunden. Erfahren Sie von anderen, was deren Herausforderungen sind.
Partnerschaften fördern: Arbeiten Sie mit Unternehmen, Behörden und anderen relevanten Akteuren zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen und die Wirkung Ihrer Arbeit zu maximieren. Präsentieren Sie Ihre Arbeit. Reden Sie über Ihre Wirkung. Das hilft auch, falls Sie auf Spenden angewiesen sind. Je mehr Menschen von Ihrer Arbeit wissen, desto eher erhalten Sie finanzielle Unterstützung. Ungefragt.
Planbare und begrenzte Amtszeiten
Regelmässige Wechsel in den Gremien bringen frische Perspektiven und neue Ideen. Ja, es kann schwerfallen, loszulassen. Dennoch ist man nach einigen Jahren halt auch hier oft betriebsblind.
Amtszeitbegrenzungen: Implementieren Sie feste Amtszeitregelungen, um eine kontinuierliche Erneuerung und Verjüngung der Gremien sicherzustellen.
Nachfolgeplanung: Planen Sie die Nachfolge frühzeitig und systematisch, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Sprechen Sie geeignete Menschen frühzeitig an. Bieten Sie ihnen an, hineinzuschnuppern in die Arbeit. Zeigen Sie, was der Verein oder die Stiftung bewirkt. Und kommunizieren Sie beispielsweise auch auf LinkedIn, dass Sie auf der Suche nach Stiftungsrät:innen sind.
Selbstreflexion und Evaluationswerkzeuge
Selbstevaluationen sind ein wichtiges Instrument, um die Qualität der Gremienarbeit kontinuierlich zu verbessern:
Evaluations-Tools: Nutzen Sie Werkzeuge zur Selbstreflexion, um regelmässig die eigene Arbeit zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Qualitätssicherung: Entwickeln Sie Standards und Kriterien, um die Qualität Ihrer Arbeit zu sichern und stetig zu verbessern.
Fazit
Die Professionalisierung in der Vorstands- und Stiftungsratsarbeit ist heute unerlässlich, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden. Durch klare Strukturen, kontinuierliche Weiterbildung, eine offene Fehlerkultur, moderne Governance-Prinzipien, starke Netzwerke, planbare Amtszeiten und regelmässige Selbstevaluationen können gemeinnützige Institutionen ihre Effizienz und Wirksamkeit erheblich steigern.
Gehen Sie diese Herausforderungen aktiv an und machen Sie Ihre Gremienarbeit fit für die Zukunft!
Weitere Informationen und Ressourcen finden Sie hier:
Durch diese Ansätze wird Ihre Organisation nicht nur professioneller, sondern auch erfolgreicher in der Erreichung ihrer Ziele. Nutzen Sie die Chancen der Professionalisierung und machen Sie einen echten Unterschied in Ihrer gemeinnützigen Arbeit!
